同じ意味は同じ形式で。

2022/08/16
我々専門家が業務で作成する報告書は、論理的である必要がある。
迷いなく理解できる必要がある。(Spok's Logはプライベートブログですからね)

読めばわかる、ではなく、一見して、さっと見て、要旨がわかる、構造がわかるものである必要がある。

なので、同じ意味のものは、同じ言葉を用い、言い換えない。
言い換えが必要な時には、即ち、や、同等、などの用語を使い、同じ意味であることを明示してから使う。

文学ではないので、同じ言葉が何度でてきても構わない、同じ意味であるならば。

一方で、違う意味であるならば、同じ言葉は使ってはならない。当たり前であるが、意味を混同し、混乱してしまうからだ。そのために読み手の貴重な時間を奪ってしまう。

また、一見して構造がわかるようにするためには、同じ意味の文字、数字は、同じ形式、スタイルである必要がある

例えば、合計を太字にしたら、合計の意味である数字はすべて太字である。
もちろん、特定の合計だけを強調したいのであれば、それは他と違う意味なのだから、当該合計だけ太字にすればよい。

エクセルの同じ列に、違う意味の数字を並べない、そうせざるを得ない時は、必ず書式を異なるようにする。

これが守られていない報告書は意外に多い。
そうした報告書は読み取るのに時間がかかり、ストレスとなる。

私はスタッフが作成した報告書をチェックする時、まずここを指摘することが多い。
何度これが原則だと言っても、守れないスタッフもいる。

これを貫徹すると、すごく読みやすい報告書となるのにね。